Rechnung korrigieren oder stornieren: den Verlauf nachvollziehbar halten

Der schlechteste Weg ist oft der schnellste: alte PDF löschen, neue PDF mit derselben Nummer verschicken und hoffen, dass niemand nachfragt. Damit verlieren Sie den Verlauf. Wenn der Kunde bereits gebucht hat, kann eine heimliche Ersetzung mehr Verwirrung schaffen als der ursprüngliche Fehler.

Besser ist eine erkennbare Korrektur: Bezug auf Rechnungsnummer und Datum, klare Beschreibung des Fehlers und ein neuer, nachvollziehbarer Beleg oder ein eindeutiges Berichtigungsdokument.

§ 31 UStDV sieht vor, dass eine Rechnung berichtigt werden kann, wenn sie nicht alle erforderlichen Angaben enthält oder Angaben unzutreffend sind. Es müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben berichtigt werden; das Berichtigungsdokument muss aber spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen sein.

Typische Fälle sind eine ergänzte Bestellnummer, eine korrigierte Anschrift oder ein Leistungszeitraum, der im ersten Dokument fehlte. Wichtig ist, dass Empfänger und Aussteller denselben Vorgang eindeutig wiedererkennen.

Wenn die Rechnung inhaltlich insgesamt nicht mehr passt, etwa weil der Auftrag storniert wurde oder der Betrag vollständig rückgängig gemacht wird, ist eine Korrekturrechnung häufig sauberer. Sie hebt den ursprünglichen Betrag nachvollziehbar auf und schafft einen eigenen Beleg für die Änderung.

InvoiceSafe behandelt Stornierungen als eigenen Vorgang. Das hilft, weil die ursprüngliche Rechnung sichtbar bleibt und die Korrektur nicht wie eine nachträgliche Textänderung wirkt.

Senden Sie eine Korrektur nicht kommentarlos. Eine kurze Nachricht reicht: Welche Rechnung ist betroffen, was wurde korrigiert, welche Datei ist für die Buchhaltung maßgeblich? Je weniger der Kunde interpretieren muss, desto schneller wird die Korrektur verarbeitet.

Bei größeren Betrieben lohnt sich außerdem die Frage, ob die Korrektur an dieselbe Adresse oder an ein zentrales Rechnungspostfach gehen soll. Sonst liegt die neue Datei beim Ansprechpartner, während die Buchhaltung mit der alten Version arbeitet.